Celebration under the ancient olive trees

Vorgabe

Ein wiederkehrender und geschätzter Kunde suchte nach einer vielseitigen Lösung für eine jährliche Konferenz mit 100 Personen, sowohl in Bezug auf den Veranstaltungsort als auch auf die Ausrichtung. Eine zentrale Überlegung bei der Wahl des Veranstaltungsortes war es, Länder auszuwählen, in denen das internationale Team vertreten ist, was unsere Möglichkeiten auch innerhalb Europas begrenzte. Der Premium-Veranstaltungsort musste die Anforderungen an ein professionelles Programm erfüllen, spannende Freizeitaktivitäten bieten, Einzelzimmer für fast 100 Personen zur Verfügung stellen und ein großes Jubiläums-Galadinner ausrichten können. Im Rahmen der Organisation hat unser Kunde unser Team mit der thematischen Gestaltung der Veranstaltung sowie der Produktion von digitalen und gedruckten Materialien, Fotografie und Videoproduktion sowie dem Design und der Umsetzung eines Dekorationskonzepts beauftragt, das zum Thema passen soll.

Lösung

Aus den Ländern, aus denen wir wählen konnten, haben wir den griechischen Teil von Zypern ausgesucht, wo wir den perfekten Partner in einem Resort gefunden haben, das eine idyllische Kulisse sowohl für die professionellen Programme als auch für die Entspannung danach bot. Unsere Konferenzteilnehmer kamen aus 7 verschiedenen Ländern und landeten mit unterschiedlichen Flügen, daher war die Koordination der Transfers eine Herausforderung.

Neben der Unterkunft erlaubte uns die Komplexität des Resorts, das wir ausgewählt haben, alle Programme während der gesamten Veranstaltung abzuhalten, einschließlich Catering. So konnten wir jedes Mal von verschiedenen Restaurants probieren, ohne lange Strecken zurücklegen zu müssen. Parallel zur Konferenz haben wir für eine kleine Gruppe von Teilnehmern Incentive-Programme tagsüber organisiert. An einem Tag konnten sie die Küste mit dem Boot erkunden, am nächsten konnten sie mit Geländefahrzeugen versteckte Orte auf der Insel entdecken. Die Nachmittage verbrachten wir gemeinsam mit Aktivitäten wie Yoga, E-Biking, Tennis, Beachvolleyball, Schnorcheln und sogar Schwimmen mit Schildkröten.

Da wir in diesem Jahr nicht nur das jährliche Treffen, sondern auch ein Jubiläum feierten, legten wir besonderen Wert auf die Identität der Veranstaltung. Das Grundkonzept von Erbe und Zukunft war während der gesamten Veranstaltung präsent, und auch in der Vorab-Kommunikation. Von der digitalen Einladung bis zu den Vor-Ort-Materialien der Marke, der Bühnengestaltung der Konferenz und den Präsentationen selbst, wurde alles in diesem Sinne gestaltet. Die Abendprogramme und Abendessen können als eigenständige Veranstaltungen betrachtet werden, da sie im Rahmen und des Konzepts des Konferenzthemas organisiert wurden, einschließlich der Dekorationen und Auswahl der Musik.

Das Galadinner wurde durch Live-Musik, ein Quiz und eine Preisverleihung ergänzt, alles vor der wunderschönen Kulisse des Mittelmeers, während die Gäste die Aromen Zyperns unter den alten Olivenbäumen nur einen Steinwurf vom Meer entfernt genossen. Zusätzlich zur Dekoration spiegelten auch die verliehenen Preise das Erbe des Ortes wider. Nach der Durchführung halten wir eine abschließende Kommunikation für ebenso wichtig, daher erhielt der Kunde professionelle Fotos und ein After-Movie. Während des Abschluss-Galadinners, konnten die während der vorherigen Tage aufgenommenen Fotos auf einem Projektor gezeigt werden, um die geteilten Momente noch einmal zu erleben.

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